Politique de réservation et d’annulation

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MODIFICATION À LA POLITIQUE DE RÉSERVATION, APPLICABLE AUX NOUVELLES RÉSERVATIONS ESTIVALES

***En vigueur à partir du 3 juin 2020***

 

Pour combler la demande sur l’archipel, le nombre de véhicules en location y étant limité en période estivale , nous devons importer des véhicules additionnels afin d’honorer les réservations et accommoder les besoins de la clientèle touristique. L’Agence de location des iles augmente donc significativement sa flotte de véhicules disponibles pour quelques mois seulement pour répondre à la demande de ses différentes clientèles. Toutefois, pour se faire, nous nous devons de nous assurer que les gens à qui nous permettront des réservations ont la certitude de voyager (billet d’avion acheté, hébergement réservé et garanti, etc.). La prise d’une nouvelle réservation sera donc conditionnelle à un dépôt à la hauteur de 30% du montant total de la réservation. Ce dernier sera prélevé au moment de la réservation et non-remboursable en tout temps. Le solde sera quant à lui payable à la remise du véhicule.

Nous mettons tout en œuvre pour répondre aux besoins de la majorité de nos clientèles touristiques, madeliniennes et d’affaires pendant la période liée à la COVID19 et pour vous assurer un déplacement sécuritaire à bord de nos véhicules de location. Pour se faire, nous avons besoin de la collaboration de cette précieuse clientèle!

Merci de votre compréhension et au plaisir de vous accueillir sur nos îles dans les prochaines semaines !

POLITIQUES D’ANNULATION ADAPTÉES À LA PANDÉMIE DE LA COVID19

La politique ci-bas s’applique pour toutes annulations en lien avec la COVID19. Celle-ci ne permet pas le remboursement intégral du dépôt prélevé au moment de la réservation. Dans le cas exceptionnel d’une fermeture complète de la région imposé par le Gouvernement du Québec, les clients ne pouvant pas voyager pendant cette période, pourront se prévaloir d’un crédit utilisable jusqu’au 30 septembre 2022.

Les clients ayant eu des annulations de leur transporteur en 2019 et en 2020 ou n’ayant pu se rendre aux Iles à la date prévue (annulation de la saison de croisières CTMA ou arrêt de la compagnie aérienne de desservir leur région), peuvent se prévaloir de leur crédit jusqu’au 30 septembre 2022. D’autant plus, lorsque les disponibilités le permettent, ceux-ci peuvent bénéficier d’une garantie tarifaire pour un séjour de même durée, vers la même période et pour la même catégorie de véhicule.

 

POLITIQUES HABITUELLES

1.1. Recommandations  de  réservations

Dû à une croissance de l’achalandage touristique et corporative aux Îles, il est fortement recommandé, tout au long de l’année, de procéder à votre réservation de véhicule à l’avance, mais particulièrement pour la saison estivale, autant pour la clientèle affaire que la clientèle touristique ou locale. Un délai de plusieurs mois est suggéré pour la période située entre le 1er juin et le 30 septembre.

Nous suggérons aux visiteurs d’effectuer la réservation de véhicule au même moment que la réservation de vols d’avion, traversier (autobus), croisière C.T.M.A, croisières internationales, etc. afin d’éviter une indisponibilité pour la période voulue.

1.2. Respect des prises de possession et remises prévues

Pour un retour par avion via un vol commercial (Air Canada, Pascan Aviation ou Provincial AirLines), la remise du véhicule doit se faire OBLIGATOIREMENT 2h avant l’heure de départ de l’appareil.

Il est obligatoire de prendre possession du véhicule aux heures prévues, sans quoi, des frais additionnels de 100$ pourraient être applicables ou une annulation en cas de non-présentation. Les véhicules doivent être pris en possession et retournés pendant les heures d’ouverture de nos différents bureaux ou sur les heures de vols dans le cas de l’aéroport. Certaines exceptions dues à des situations particulières peuvent être prises en considération après entente avec l’organisation, notamment pour les prises de possession et remises avec le CTMA Traversier ou encore, pour les remplacements d’assurances.

1.3.  Âge requis pour la location

Tout conducteur doit être âgé de 21 ans et plus pour toutes les catégories en location. Chaque conducteur doit avoir une carte de crédit valide à son nom pour effectuer une location de voiture. Certaines exceptions peuvent s’appliquer dans le cas des facturations de comptes commerciaux ou remplacements d’assurances.

1.4 Couverture d’assurance requise

Les assurances sont obligatoires pour les locations de voiture au Canada. Vous devez être détenteur d’une couverture soit par carte de crédit ou via votre assurance personnelle (ou corporative) d’automobile incluant la clause FAQ27. Il est important de valider l’information avant la réservation et connaitre la procédure à suivre en cas de réclamation. Si vous ne possédez pas l’une de ces couvertures, vous pouvez vous en procurer une auprès de votre agent aux réservations,  le coût variant selon le plan de déductible choisi. Vous avez jusqu’à la prise de possession pour vous la procurer.

Les assurances ne sont pas obligatoires pour la location de scooter, mais fortement recommandées. À noter que la majorité des cartes de crédit et un FAQ27 sur une voiture de tourisme ne sont généralement pas transférables sur un cyclomoteur ou sur une motocyclette en raison du risque d’incident trop élevé. Lorsque vous refusez l’assurance, vous êtes responsables de la pleine valeur du cyclomoteur et le montant des dommages sera prélevé sur la carte de crédit au dossier après estimation des coûts de réparations.

1.5 Inspection du véhicule – avant et après location

Nous vous remettrons une inspection du véhicule à signer et vérifier avant votre départ, ainsi qu’une feuille de consignes à respecter pendant votre contrat. Il sera important de faire votre vérification de l’inspection de véhicule avant de partir et nous rapporter toute anomalie s’il y a lieu avant d’en prendre possession pour éviter toute ambiguïté au retour du véhicule.

1.6 Plein d’essence requis

Le solde de la location est payable  à la remise du véhicule. Vous devez avoir fait le plein d’essence à son maximum. Si le plein n’est pas fait au retour, nous vous prierons de le faire au garage le plus près. Si vous refusez, des frais de 2,75$ du litre manquant seront rajoutés à la facture de location.

 

2.Politiques d’annulation/ de modification/ de dépôt de garantie

2.1 Politiques d’annulation et de garantie de réservation

Toute réservation est conditionnelle à un dépôt de 30% de garantie. À noter que si le dépôt est refusé sur la carte de crédit, votre réservation n’est pas garantie.  Un délai de 48h vous est accordé après communication avec vous par courriel ou par téléphone pour garantir la réservation. Si nous demeurons sans réponse de votre part, entre autre pour les réservations effectuées en ligne, ceci entraînera l’annulation de votre réservation. En cas d’annulation à l’intérieur de 14 jours de votre réservation d’une durée de 3 à 7 jours, une pénalité d’une journée de location sera applicable en plus du dépôt de garantie déjà prélevé. Pour les séjours de plus d’une semaine, il y aura une pénalité de deux jours de location, ainsi que le dépôt de garantie.

2.2. Politiques de modification de réservation

Des modifications peuvent être apportées à la réservation sans frais si les disponibilités le permettent (changements de dates ou de catégorie de véhicule avec ajustement au prix en vigueur) tout en respectant la durée prévue initiale du déplacement.

Dans le cas d’un séjour écourté, entre le 1er juin et le 30 septembre,  une pénalité d’une journée de location est également applicable.

*À noter que pour des modifications sur une réservation de forfait, certaines restrictions s’appliquent selon le forfait.

** À noter que notre clientèle corporative n’est pas assujettie au dépôt et qu’aucun frais d’annulation et de modification du dossier n’est applicable.

En cas d’annulation de vols commerciaux, nous vous demandons de nous aviser dans les meilleurs délais que ce soit pour l’annulation complète ou le déplacement de la réservation et ce, en tout temps pendant l’année.

*Si votre vol de retour est retardé, vous avez l’obligation de rapporter le véhicule à l’heure convenue sur le contrat. Pour une prolongation, il faut en faire la demande à l’Agence de location des îles. Si la disponibilité le permet, nous pourrons, à ce moment, prolonger le contrat en ajustant la tarification selon le prix en vigueur. En aucun temps, l’Agence de location des îles s’engage à prolonger un contrat de location. Il est primordial de respecter l’heure de remise prévue, sans quoi, une pénalité notable sera facturée. Par respect pour les clients qui vous succèdent, nous demandons de vous présenter 2h à l’avance de votre heure prévue de départ à l’aéroport pour nous permettre une désinfection complète du véhicule entre 2 locataires.

 

2.3 Politiques de remboursement de dépôt

*Aucun dépôt ne sera remboursé en cas d’annulation ou de non-présentation.

 

3. Politiques de dommages sur les véhicules

Nous savons qu’un dommage n’est pas chose agréable, mais cela fait partie des hasards de la route et nous sommes conscients qu’une distraction peut vite arriver. Lorsque vous vous rendez compte d’un dommage que vous avez «reçu» d’un tiers pendant votre location et/ou que vous êtes responsables d’un incident sur le véhicule de location, nous vous demandons de nous en aviser le plus rapidement possible. En cas de réclamation, il est dans votre responsabilité et devoir de faire vos démarches que ce soit pour votre ouverture de dossier pour une réclamation par carte de crédit ou par votre assurance auto. À noter qu’il nous fera plaisir de vous offrir l’aide nécessaire à votre réclamation s’il y a lieu

3.1. Crevaison

En cas de crevaison, nous vous offrons le service d’assistance routière gratuite puisque notre agence compte aussi un service de remorquage sur place. Si le pneu est réparable et qu’aucun dommage n’a été causé aux enjoliveurs, aucun frais ne sera facturé au locataire.

Toutefois, en cas de bri aux pneus ou aux enjoliveurs, le remplacement de ceux-ci sera à la charge du client.

3.2. Constatation de dommages par l’Agence au retour du véhicule

Lorsqu’un dommage est constaté par l’Agence, une vérification est effectuée auprès de toutes les inspections préalables des semaines précédentes qu’aucune erreur n’aurait été commise par un employé à l’entretien et ainsi s’assurer que le dommage constaté n’y était pas auparavant. Après avoir avisé le client d’un nouveau dommage, une estimation est produite par une entreprise de débosselage locale expérimentée. À noter qu’un client est en droit de demander un second estimé mais les frais qui s’y rattachent (50$) lui seront facturés.

Il est important de savoir qu’un client qui a refusé l’assurance collision du locateur est tenu responsable de tout dommage causé personnellement ou par une tierce personne incluant; frottements du pare-chocs, délits de fuites, coups d’ouvertures de portières, égratignures, bosses, bris de vitres ou miroirs, bris du pneu, bris d’équipements intérieurs, etc.

L’Agence de location des îles comprend qu’il peut être décevant de devoir réclamer pour un dommage reçu d’un tiers mais se dégage de toute responsabilité à cet effet. En aucun temps, elle ne tolérera des comportements déplacés, incluant violence verbale ou physique, menaces, harcèlements, atteintes volontaires à la réputation de ces employés, ses dirigeants ou l’entreprise directement pour un dommage effectué sur un véhicule de location.

3.3. Pénalités applicables au retour du véhicule en cas de non-respect du contrat

3.3.1. Tous nos véhicules sont non-fumeurs.

Odeur ou traces de fumée à l’intérieur du véhicule : 700,00$

(Des frais supplémentaires sont applicables en cas de bris)

3.3.2. Nos véhicules sont exempts d’animaux par respect pour les clients qui l’utiliseront par la suite. En cas de transport nécessaire d’un chien de petite taille, il est obligatoire d’utiliser un sac/cage de transport. Les seules exceptions applicables se situent au niveau des chiens guides, où le locateur doit en être avisé pour que des mesures soient prises avant l’arrivée du client.

Présence de poils d’animaux : 125,00$

(Des frais supplémentaires sont applicables en cas de bris)

3.3.3. Nous demandons à nos clients une utilisation dite «normale» du véhicule loué. Si vous jugez que le véhicule n’est pas remis dans un état convenable, nous demandons aux locataires de faire un premier nettoyage du véhicule.

Saleté excessive (excès de sable, terre, liquides renversés etc…) : 75,00$

(Des frais supplémentaires sont applicables en cas de besoins particuliers pour le nettoyage)

3.3.4. Il est interdit de transporter des vélos, dans ou sur le véhicule, incluant l’installation de support à vélo sur les pare-chocs arrières. Les Îles-de-la-Madeleine sont un milieu venteux et cela occasionne des prix sur les pare-chocs. Les équipements de kite (planche, voile ou autre) sont également interdits, à moins d’une entente contraire avec la direction. Pour être autorisé, la catégorie du véhicule choisie doit être propice aux dimensions des équipements et ceux-ci bien nettoyés et placés dans des sacs de transport. En plus des bris matériels que cela peut engendrer, la présence de sel et salange cause des dommages aux différents tissus et de fortes odeurs de mer sont difficiles à éliminer.

Bris causés par des équipements (Outils, équipements de kite, vélo ou autre)

(Des frais sont applicables selon l’ampleur du bris et estimés de réparation)

3.3.5. Nos véhicules sont restreints à une utilisation sur des routes principales ou secondaires, en gravelles ou asphaltées. La circulation hors-route est interdite, notamment pour ce qui est des plages, des dunes, des sentiers de VTT, des buttes (butte des demoiselles, butte du vent, etc.). En plus des bris sur le véhicule et de la probabilité très élevée d’enlisement, vous contribuez entre autre à la destruction de ces milieux naturels, déjà des fragiles. Si un client se met dans une tel position, en plus des frais liés à la remise en route du véhicule, au déplacement de la remorque et à la pénalité de non-respect de ces consignes, très claires et exemptes de toutes ambiguïtés, le client se verra retiré son véhicule de location sans argumentation ou recours possible. Vous ne feriez pas cela avec votre propre véhicule, éviter de le faire avec celui qui ne vous appartient pas!

(Des frais de remorquage et/ou bris sous ou sur le véhicule sont applicables selon l’ampleur du remorquage requis et/ou du bris engendré en plus d’une pénalité et remise en route pouvant aller jusqu’à 2000$)